Just smart, il progetto che «smaltisce il lavoro arretrato dei tribunali, organizzandolo»

Aiutare i tribunali a smaltire il loro lavoro, organizzandolo. Per 18 mesi il progetto Just smart ha avuto come obiettivo «l’efficientamento dei tribunali attraverso il miglioramento dell’organizzazione degli Uffici per il processo». A parlare con MeridioNews è Manfredi Bruccoleri, professore ordinario al Dipartimento di Ingegneria dell’Università di Palermo e coordinatore del corso di laurea in Ingegneria gestionale. Sei le macroaree regionali previste nel progetto. L’ateneo del capoluogo siciliano è stato capofila del progetto nella Macroarea 6, che ha coinvolto anche le università di Catania, Messina, Cagliari e Sassari, oltre a 28 uffici di tribunale dei distretti di Cagliari, Caltanissetta, Catania, Messina e Palermo. Nello specifico sono stati i dipartimenti di Giurisprudenza e di Ingegneria a studiare, progettare e fornire quelle che Bruccoleri definisce «proposte di miglioramento».

Com’è noto, i tribunali italiani hanno una mole immensa di lavoro arretrato, di processi impantanati, di procedure rallentate: alle persone non addette ai lavori, però, non è sempre chiaro il perché. «I tribunali, come struttura, sono complessi», dice Bruccoleri, che è stato uno dei docenti più coinvolti in Just smart. Secondo lui il motivo per cui i tribunali italiani hanno una grande mole di lavoro arretrato («oltre cento procedimenti per ogni giudice») non dipende solo dalle carenze di personale, ma dalla non-organizzazione del flusso di lavoro. «Gli ospedali sono organizzazioni più aperte – dice al nostro giornale – Nella gestione delle strutture ospedaliere sono coinvolti anche degli ingegneri, mentre questo nella giustizia non l’abbiamo riscontrato». Dal lavoro frutto del progetto Just smart si è potuto riscontrare che i tribunali del nostro Paese assomigliano a «scatole chiuse, per vari motivi».

«Ogni giudice – continua Bruccoleri – è come se fosse manager di sé stesso, perché in tribunale non esiste un modello organizzativo all’interno del quale il giudice svolge il suo lavoro». Tradotto: nei vari procedimenti ogni giudice procede a modo suo e non tutti hanno competenze manageriali. E se è vero che «ci sono giudici che hanno molta dimestichezza con gli strumenti tecnologici», ce ne sono altri che «usavano carta, penna e l’agenda». Dal lavoro preliminare fatto nell’ambito del progetto è emersa una situazione di grande eterogeneità. Ma il compito di Just smart «non è stato progettare nuove soluzioni digitali per i processi – dice Bruccoleri a MeridioNews – ma studiare modelli e metodi organizzativi di gestione». La parte più corposa del lavoro ha visto l’organizzazione dell’Ufficio per il processo (Upp). «È stato introdotto nei primi mesi del 2022 e sta a metà strada tra la cancelleria – che svolge attività burocratiche e amministrative – e il giudice».

L’Upp è formato da persone laureate in giurisprudenza, il cui compito è affiancare e supportare il giudice, studiando un fascicolo oppure facendo il riassunto di un caso. Nella prima fase Just smart ha analizzato le modalità operative degli Uffici per il processo, poi ha stilato le sue «proposte di miglioramento». Intanto è servito proporre degli «strumenti operativi di gestione», dice Bruccoleri. Quindi un «sistema di gestione documentale per facilitare la condivisione di documenti e il lavoro collaborativo» tra giudice e addetto/a Upp, tra giudice e giudice e tra le stesse persone dell’Ufficio per il processo. Poi è stato proposto l’uso di una «agenda elettronica del giudice per la pianificazione delle attività – per esempio le udienze – che fosse condivisa tra giudice e personale dell’Upp».

Un’altra fase fondamentale del progetto ha visto lo studio del «modello organizzativo» degli Uffici per il processo. «In alcuni Upp – continua Bruccoleri – il giudice lavorava con addetti e addette personali, di fiducia: praticamente si faceva supportare sempre dalle stesse persone». In altri invece «l’Ufficio era organizzato in pool: il giudice sceglieva la persona che doveva studiare un caso non per il rapporto di fiducia che si era instaurato tra loro, ma in base alle caratteristiche specifiche della collaboratrice o del collaboratore». Dal monitoraggio effettuato nell’ambito di Just smart questo secondo modello è risultato più proficuo in termini di risultati. Altra questione interessante oggetto del monitoraggio è stata la libertà d’azione lasciata dai vari giudici alle addette e agli addetti dell’Upp. È risultato che «gli Uffici con i giudici più controllanti funzionavano meno bene» rispetto a quelli in cui il giudice lasciava più autonomia nello svolgimento del lavoro.

«In 18 mesi abbiamo raccolto molto materiale – dice Bruccoleri al nostro giornale – personalizzato per ogni singolo ufficio giudiziario. Nelle prime settimane i risultati sono stati demoralizzanti, perché per i primi sei mesi la produttività dei giudici non cresceva». Dopo le cose sono cambiate e i risultati del progetto si sono iniziati a vedere. Ma un altro elemento interessante di Just smart è la multidisciplinarietà. «Giurisprudenza e ingegneria hanno lavorato insieme per risolvere le lungaggini dei tribunali. E oltre ai docenti di ingegneria gestionale, il progetto ha visto la partecipazione di insegnanti di ingegneria informatica, di statistica e di economia aziendale», conclude Manfredi Bruccoleri.

Ora bisognerà capire quale sarà il futuro degli Uffici per il processo. Sono entrati in servizio quando è iniziato il progetto Just smart (febbraio 2022) e andranno avanti almeno fino al 2026. Cosa succederà dopo, però, ancora non si sa. In queste settimane si sta discutendo della stabilizzazione delle persone che lavorano negli Upp. Viste le problematiche degli uffici giudiziari del nostro Paese – in termini strutturali, organizzativi e di carichi di lavoro – ci si augura che un’esperienza del genere non debba essere sacrificata sull’altare di una qualche spending review.